北京微昂

Electronic archives

电子档案管理与

传统档案管理的区别

 

特征

优点

缺点

 

电子档案管理是指利用计算机等工具对文件内容进行记录并进行保存管理的一种方式。记录的过程简便易行，不使用笔墨和其他办公用品，且通过网络永久保存。电子档案是指由计算机技术和信息技术相结合而形成的具有法律效力的各种载体形式的历史记录，包括文字、图像、声音以及影像等多种信息源。它是一种新技术、新思维下产生的产物。

电子档案管理有以下特征

 

 

从时间上看

电子档案管理与纸质档案管理之间有一定区别，表现在利用电子档案管理方式能够实现在记录在案的前提下进行存档，也能够在一定时间与范围内在符合档案管理部门规定的前提下将文件通过网络发送到被管理的单位并且将其存档，这样，就能够省去送档案、打印档案这些不必要的麻烦，给人们工作生活带来诸多方便。但是随着社会发展水平的不断提升，对电子档案的需求量越来越大，因此加强对电子档案的管理工作十分重要。传统纸质档案管理方式稍显繁琐，需要事先制定计划或安排好时间让有关部门将文件资料集中存档，并要求具体部门对文件资料进行收回与加工。这一过程浪费时间和人力、物力。

 

从途径看

两者在归档方式上存在一定区别。传统的纸质档案是以纸张作为载体，其保存时间较长，但是容易受到外界环境的影响，造成损坏等问题。而电子档案则能够很好地保护文件信息不被破坏和丢失。对电子档案进行管理需要具备一定信息技术操作能力并对相关软件进行运行。其运行过程是：工作人员通过有关管理软件对每份档案进行贴标，并对每份档案分别编号存档。这类工艺操作较烦琐。而且纸质档案管理相对简单，出具证明即可处理。

 

关于存储

电子存储方式与纸质在管理方式上也有所不同。电子档案储存于计算机或网络中，但是计算机或网络很容易发生故障，或电子数据可能发生纰漏等情况，对档案保存不利。所以，如今电子档案管理已经得到了改善，通常都需要备份，同时还需要将文件特定格式转化，运行完毕之后再统一保存。在现代社会中，信息资源已经成为人们生活不可缺少的一部分。随着时代发展，信息技术得到了广泛使用。电子技术与计算机技术结合起来，为人类提供了更多便捷服务。而且传统纸质档案管理只要将纸质的信息保存起来，让其不被破坏就可以了，但对于环境会有更多的要求，要有一个干燥的安全环境，所以难度要大一些。

 

从管理方式上看

电子档案管理方法较为复杂，要求待管理档案必须经过归类，并且要求材料必须经过编目处理，工作人员在收到文件后首先要为每个档案赋予唯一编号，并且有给出对应类别号，档案号和文件号等信息，便于使用中寻找。此外还应该按照不同的标准来制定相关的规定，以保证电子文件能够被正确地保管和利用。本文将针对这些问题展开研究，并且提出解决方法。1.建立专门的计算机检索系统。从而使查找和使用中都能借助专业检索工具实现电脑检索。

 

从查询使用方面看

电子档案管理与传统档案管理之间也有一些区别。电子档案管理可运行于计算机中，不需要固定的场所与时间，而是需要对用户个人信息进行登记，使用过程中需要通过个人账号与密码才能登录进行查询或者是利用需要的档案文件进行管理。而且传统档案管理需要到相关部门提出申请，并由工作人员协助寻找才能够利用档案，这一过程较为低效，且浪费了时间。

电子档案管理的优点和缺点

 

 

电子档案管理的优点